Abwesenheiten

OrgOS unterstützt Sie beim Verwalten aller Arten von Abwesenheiten, egal ob Urlaub, Krankheit oder Home Office.

Erstellen von Abwesenheitsarten und Richtlinien

Time off settings

Zunächst müssen Sie alle verschiedenen Arten von Abwesenheiten einmal anlegen, die Sie dann nutzen möchten. Gehen Sie dafür auf Home > Apps > Abwesenheiten > Einstellungen > Abwesenheitsvariante hinzufügen (+Symbol).

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Nun wählen Sie einen Namen und eine passende Farbe. Wenn Sie die Option Arbeitszeit aktivieren, werden solche Anfragen nicht in der "Wer ist abwesend"-Box auf dem Dashboard angezeigt. Ebenso können Sie entscheiden, ob der Grund der Abwesenheit für alle Mitarbeiter sichtbar oder versteckt sein soll.

Danach können Sie Ihre Richtlinien hinzufügen. Eine Richtlinie legt fest, wie der Anspruch gebildet werden soll. Falls Sie mehr als eine benötigen, fügen Sie die weiteren einfach analog hinzu.

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Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die Richtlinie festzulegen:

Basierend auf den Arbeitstagen

In den meisten Fällen werden Sie für Urlaub die Bildung des Anspruchs "Basierend auf den Arbeitstagen" wählen. Dies bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Jahr gewährt wird. Ebenso werden bei dieser Variante die Arbeitstage pro Woche der Mitarbeiter berücksichtigt und bei Teilzeit entsprechend angepasst.

Diese Tage können im voraus gegeben werden, sodass Ihre Mitarbeiter den Urlaubsanspruch voll zu Beginn erhalten und alle Tage bereits für dieses Jahr verplanen können. Oder Sie entscheiden sich für gegeben, wie verdient, hier erhalten Ihre Mitarbeiter je 1/12 Ihres jährlichen Anspruchs pro Monat, den Sie Ihrem Unternehmen angehören.

Unbegrenzt

Abwesenheitsarten, die kein Limit haben können als unbegrenzt angelegt werden. Dies bietet sich für Krankheit oder Home Office an, falls Sie da intern keine Begrenzung kennen.

Jährlich fixer Wert

 

Falls es sich bei dem Anspruch um einen fixen Wert handelt, der nicht von der Unternehmenszugehörigkeit oder Anzahl an Arbeitstagen abhängt, wählen Sie jährlich fixen Wert. Dies kann beispielsweise Sonderurlaub für Hochzeit, Umzug oder Todesfall sein.

Schließlich definieren Sie noch den Übertrag und ob hier eine Genehmigung erforderlich ist. Solche Anfragen werden dann an den Vorgesetzten des anfragenden Mitarbeiters weitergeleitet (basierend auf dem Eintrag im Feld berichtet an).

Zuweisen der Richtlinien

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Sobald Sie fertig sind mit den Abwesenheitsarten und Richtlinien, weisen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. Gehen Sie dafür auf Abwesenheit > Unternehmen > und klicken auf das [...]-Symbol neben einem Mitarbeiter. Dort wählen Sie Richtlinien verwalten und weisen alle gewünschten Richtlinien diesem Mitarbeiter zu. Richtlinien mit der Anspruchsbildung verdient müssen Sie bei der ersten Zuweisung noch manuell auf den richtigen Stand bringen. Auch dies können Sie über das [...]-Symbol > Guthaben anpassen erledigen.

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Ihr persönlicher Abwesenheitsbereich könnte dann etwa so aussehen:

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