Dokumente und Dokumentvorlagen

Endlich alle Dokumente an einem Platz - Sie müssen nur Smart Docs aktivieren.

Smart docs - final

Gehen Sie dazu auf Einstellungen > Überblick und aktivieren den Schieberegler für Smart docs. Danach sehen Sie ein neues Symbol in Ihrer Navigation auf der linken Seite und können darüber jederzeit den Dokumentbereich erreichen.

Mitarbeiter Dokumente

Wenn Sie Dokumente für einen bestimmten Mitarbeiter hochladen möchten, gehen Sie auf Smart Docs > Mitarbeiterdokumente und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus. Sie können dabei zwischen einer für den Mitarbeiter sichtbaren und versteckten Sektion wählen.

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Markierungen

Nutzen Sie Markierungen, um schneller ein gewünschtes Dokument zu finden. Jedes Dokument kann mit beliebig vielen Markierungen versehen werden, wonach Sie anschließend jederzeit filtern können. Mit einem Klick auf Home > Smart Docs > Einstellungen fügen Sie jederzeit Ihre eigenen Markierungen hinzu. Einfach Namen und Farbe wählen und die Markierungen sind bereit für den Einsatz.

Lesebestätigung anfordern

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter ein Dokument gelesen und den Erhalt bestätigt haben, fordern Sie eine Lesebestätigung an. Dies können Sie mit einem Klick auf das entsprechende Dokument > Lesebestätigung anfordern. Sobald der Mitarbeiter bestätigt, dass er oder sie es gelesen und den Inhalt verstanden hat, speichert OrgOS das Datum und die Uhrzeit. Diese Information steht Ihnen dann später jederzeit zur Verfügung.

 

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Unternehmensdokumente

Alle Dokumente, die Sie unternehmensweit zur Verfügung stellen wollen, wie etwa Handbücher oder interne Richtlinien, laden Sie im Reiter Unternehmensdokumente hoch. Alle Dokumente, die hier gespeichert sind, sind für jeden Mitarbeiter zugänglich, inklusive Ihrer Neuzugänge. Gehen Sie dafür auf Smart Docs > Unternehmensdokumente > Dokument hochladen (+Symbol) und wählen ein Dokument aus.

Vorlagen

Smart docs - Dokumentvorlagen

Für alle Dokumente, die im wesentlichen gleich sind, nur der Name, die Adresse oder ähnliches unterscheiden sich, bieten sich Vorlagen an. Sie kennzeichnen alle individuellen Platzhalter und OrgOS befüllt diese mit den Daten, die bereits im System gespeichert sind.

Um ein Feld in der Vorlage als Platzhalter zu kennzeichnen, umgeben Sie dieses Wort mit geschweiften Klammern, ein Platzhalter für den Vornamen sieht dann beispielsweise folgendermaßen aus {Vorname} oder {erster Vorname}. Es spielt dabei keine Rolle, was Sie in die geschweiften Klammern schreiben, Sie müssen später nur erkennen können, wofür dieser Platzhalter gedacht ist.

Sobald Sie Ihr Dokument mit allen benötigten Platzhaltern versehen haben, können Sie es mit einem Klick auf Smart Docs > Vorlagen > Vorlage hochladen (+Symbol) hinzufügen. Sie werden anschließend aufgefordert jedem Platzhalter ein Feld aus dem System zuzuweisen. Damit kann OrgOS die Daten aus den Mitarbeiterprofilen für die Dokumentvorlagen nutzen.

Dokument mittels Vorlage erstellen

Möchten Sie für einen Mitarbeiter ein Dokument von einer Vorlage erstellen, so gehen Sie auf Smart Docs > Vorlagen > Klick auf die Vorlage > Dokument erstellen. Wählen Sie einen Nutzer und Sie sehen gleich eine Vorschau der Informationen in den Platzhaltern. Mit einen Klick auf Dokument erstellen wird ein neues Dokument direkt in der Dokumentsektion dieses Mitarbeiters abgespeichert, wahlweise sichtbar oder im versteckten Bereich.