Workflows

Ob Sie Ihre Onboarding-Checkliste abarbeiten wollen, informiert bleiben über Abwesenheiten per E-Mail oder Aufgaben an Kollegen übertragen möchten, OrgOS unterstützt Sie dabei.

Workflows und E-Mail-Vorlagen

Dafür gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, E-Mail Benachrichtigungen und Aufgaben.

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E-Mail Benachrichtigungen

Falls Sie eine Benachrichtigung per E-Mail wünschen, setzen Sie einen Workflow mit einer E-Mail Benachrichtigung auf. Dabei müssen Sie sich nicht länger mit vorgegebenen Standard-E-Mails abgeben, sondern können sich Ihre E-Mails ganz nach Ihrem Bedarf frei gestalten. Diese werden dann für alle ausgehenden E-Mails an Ihre Mitarbeiter genutzt.

E-Mail Vorlagen

Zunächst müssen Sie sich also Ihre eigenen E-Mail Vorlagen anlegen. Gehen Sie dazu bitte auf Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > E-Mail-Vorlage erstellen (+Symbol).

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Achten Sie darauf, welches Objekt Sie wählen, da für die Workflows nur Vorlagen verfügbar sind, die das gleiche Objekt betreffen. Falls Sie beispielsweise die Vorlage für die Benachrichtigung über einen neuen Abwesenheitsantrag nutzen möchten, müssen Sie auch für die E-Mail-Vorlage das Objekt "Abwesenheitsanfrage" wählen.

Die Auswahl des Objekts hat auch Auswirkungen auf die zur Verfügung stehenden Platzhalter. Je nach gewähltem Objekt können Sie passende Platzhalter in Ihren Text mit einbauen, beispielsweise die Abwesenheitsart, von, bis, Anzahl der Arbeitstage, usw.

Danach können Sie damit beginnen Ihren Text einzufügen. Dabei können Sie einfach im Text-Editor den entsprechenden Text einfügen oder Sie gestalten die E-Mail etwas weiter aus mit Ihrem Logo und Ihren Unternehmensfarben. Für diese Art der Gestaltung wechseln Sie zur HTML Ansicht.

Hier finden Sie ein Beispiel mit unserem Logo und unseren Farben. Eine eigene E-Mail für Abwesenheitsanfragen könnte dann zum Beispiel so aussehen:

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Falls Sie Hilfe beim Anpassen mittels HTML benötigen, können Sie gerne auf uns zukommen.

Workflows

Nun sind Sie bereit einen Workflow anzulegen. Gehen Sie dafür bitte auf Einstellungen > Workflows > Workflow erstellen (+Symbol).

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In dem Beispiel oben erstellen wir einen speziellen Workflow für Abwesenheitsanträge, der nur ausgelöst wird, falls die Abwesenheit länger als 5 Arbeitstage andauert. Die zur Verfügung stehenden Auslöser sind auch hier abhängig vom gewählten Objekt.

Ein Auslöser ist dabei ein Ereignis, das stattfinden muss, bevor der Workflow ausgelöst wird. In diesem Beispiel ist der Auslöser ein neuer Abwesenheitsantrag, der zeitgleich die Bedingung des Filters erfüllt (mehr als 5 Arbeitstage).

Im letzten Schritt legen Sie die Terminierung des Workflows fest, also unmittelbar danach (wie im Beispiel oben), vor oder nach dem Auslöser des Ereignisses.

Aktionen

Damit ist die Vorbedingung ("Was muss passieren") gesetzt, nun folgen die daraus resultierenden Aktionen für Ihren Workflow.

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Eine Aktion kann entweder eine E-Mail-Benachrichtigung sein oder eine Aufgabe, welche einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen wird.

Sie können so viele Aktionen zu einem Workflow hinzu fügen, wie Sie möchten. Sie können dabei auch E-Mail-Benachrichtigungen und Aufgaben innerhalb eines Workflows kombinieren, beispielsweise in Ihrem Onboarding Workflow.