Importar ausencias

Si deseas asignar políticas de ausencias a todos los empleados de una vez, al igual que tener el histórico de ausencias del año en curso o de años anteriores. OrgOS te ofrece la opción de importar estos datos, usando una plantilla excel.

Descargar la plantilla de Excel

Puedes encontrar plantilla excel para la importación en tu cuenta OrgOS > Documentos > Mis documentos. Por favor, descárgala y echa un vistazo a las diferentes columnas. Marcamos todos los campos que son obligatorios, así que asegurate de completarlos. El resto de la información es opcional.

Cómo llenar los datos en la plantilla de Excel

 

Importar ausencias (1)

 

Hoja 'Ausencias - Asignar políticas'

Usando esta pestaña podrás asignar las políticas de ausencias a los empleados de tu empresa, al igual que su balance inicial. Puedes usar el excel o hacerlo directamente en tu cuenta OrgOS. Si necesitas más información sobre las Ausencias, accede a este artículo relacionado: Configuración de Ausencias.

 

Email de trabajo

Inserta el email de trabajo de los empleados.

 

Tipo de ausencia

Usa el mismo nombre de los tipos de ausencias que creaste en los Ajustes de tu cuenta > Ausencias Ajustes.

 

Política

Inserta el nombre de la política que vas a asignar a los empleados. Deben ser los mismos nombres que elegiste cuando creaste la políticas en los ajustes de tu cuenta > Ausencias - Ajustes > Tipo de Ausencia > Políticas.

 

Balance inicial

Agrega el total de días que los empleados deberán obtener como valor inicial. A ese valor podrás agregarle los días acarreados del año anterior, si asignas las políticas al inicio del año.

Por ejemplo, si la política le da al empleado 24 días, y este tiene 5 días acarreados, su balance inicial será 29 días.

En el caso de que tenga días ilimitados, pon 99999.

En el caso de que un nuevo empleado se incorpore a la empresa iniciado el ciclo anual, se deberá calcular los días asignados en dependencia de los meses de trabajo.

Por ejemplo si el empleado comienza el 1.05.2019, su balance inicial deberá ser 24 (cantidad de días anual) / 12 = 2 días por mes. De Mayo a Diciembre hay 9 meses x 2 = 18. El balance inicial de ese empleado será 18 días.

 

Fecha de asignación

Pon la fecha de cuando otorgarás el acumulado de días, normalmente se establece al inicio del año (2019-01-01).

Si algún empleado ha empezado a trabajar en la empeza solo este año, la fecha de asignación será la misma fecha de su incorporación.

 

asignar-politicas

Hoja 'Ausencias pasadas - Balance'

Usando esta hoja, podrás agregar a OrgOS el histórico de ausencias de tus empleados. Luego de que la importación esté hecha, estas ausencias podrán ser vistas por los empleados de manera individual desde Ausencias > pestaña Personal y también en el calendario.

 

Email de trabajo

Inserta el email de trabajo de tus empleados. 

 

Acción

Hay dos tipos de acción:

Selecciona 'Submit Time off' si vas a insertar un período de ausencias pasadas.

Selecciona 'New balance' si vas a asignar un nuevo balance de días a algún empleado.

 

Tipo de ausencia

Usa el mismo nombre de los tipos de ausencias que creaste en los Ajustes de tu cuenta > Ausencias Ajustes.

 

Política

Inserta el nombre de la política que vas a asignar a los empleados. Deben ser los mismos nombres que elegiste cuando creaste la políticas en los ajustes de tu cuenta > Ausencias - Ajustes > Tipo de Ausencia > Políticas.

 

Desde

Agrega el día que comenzó la ausencia. El formato debe ser: (YYYY-MM-DD).

 

Parte del día (Desde)

Aquí hay dos opciones disponibles: 'Whole day' or 'From afternoon'. Dependiendo de tu ausencia escoge uno de ellos:

Si la ausencia duró todo el día, selecciona la opción 'Whole day'.

Si fue solo la mañana, selecciona la opción 'Whole day'.

Si fue solo la tarde, selecciona la opción 'From afternoon'.

 

Hasta

Establece el día que finalizó la ausencia. El formato debe ser: (YYYY-MM-DD).

 

Parte del día (Hasta)

Aquí hay dos opciones disponibles: 'Whole day' or 'Until morning'. Dependiendo de tu ausencia escoge uno de ellos:

Si la ausencia duró todo el día, selecciona la opción 'Whole day'.

Si fue solo la mañana, selecciona la opción 'Until the morning' .

Si fue solo la tarde, selecciona la opción 'Whole day'.

 

Días tomados

Agrega aquí el total de días laborables tomados. Por favor, ten en cuenta que los fines de semanas, feriados y los días no laborables de los empleados part-time deben ser sustraídos de esta cantidad.

 

Comentario

Si quieres, puedes agregar un comentario al registro de esta ausencia.

 

Fecha de asignación - Nuevo balance

Inserta aquí la fecha a partir de la cual se aplicará el nuevo balance.

 

Nuevo balance

Pon aquí la cantidad de días que el empleado deberá obtener.

 

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Subir plantilla

Tan pronto como el excel esté listo, súbelo a tu cuenta OrgOS. Por lo tanto, inicia sesión > Documentos > Mis documentos > Subir archivo. Después, ¡háznoslo saber y nosotros haremos el resto! Verificaremos que los datos estén en el formato correcto y haremos la importación por ti.