Import der Mitarbeiterdaten

Der erste Schritt beim Aufsetzen Ihres Accounts besteht darin, die Mitarbeiterdaten einzupflegen.

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Excelvorlage herunterladen

Sie finden die aktuellste Version der Vorlage hier. Bitten laden Sie sich diese herunter und werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Spalten. Alle zwingend erforderlichen Spalten wurden von uns entsprechend markiert, bitte stellen Sie sicher, dass mindestens diese vollständig ausgefüllt werden.

Eigene Felder hinzufügen

Wir haben bereits einige Felder in der App für Sie vorbereitet, aber natürlich können Sie diese jederzeit um eigene erweitern. Dafür loggen Sie sich einfach ein und gehen auf Einstellungen > Mitarbeiter-Felder und fügen der gewünschten Sektion ein neues Feld hinzu. Sie können dabei aus folgenden Arten von Feldern wählen:

Boolscher Wert Nutzen Sie dieses Feld, wenn Sie hier nur ein "Ja" oder "Nein" als Antwort
erwarten würden. Sie legen damit eine Checkbox an, die anschließend abgehakt
werden kann. Sie können damit beispielsweise alle Mitarbeiter versehen, die an
Ihrer internen Sportgruppe teilnehmen.

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Datum Um sicher zu stellen, dass das eingetragene Datum auch für verschiedene lokale
Präferenzen korrekt angezeigt wird (z. B. amerikanische vs. deutsche
Schreibweise), nutzen Sie am besten den Typ Datum. Alle hier eingetragenen
Werte passen sich automatisch an das bevorzugte Schema an, abhängig von der
gewählten Einstellung jedes einzelnen Nutzers unter "Region".

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E-Mail Falls Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse speichern möchten, um Sie später für
Erinnerungen oder ähnliches zu verwenden, nutzen Sie den Typ E-Mail.

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Liste Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nur bestimmte Werte in ein Feld
eingetragen werden, legen Sie eine Liste an. Hier können Sie selbst festlegen,
welche Werte später ausgewählt werden können. Dies bietet sich beispielsweise
für den höchsten Schulabschluss oder das Niveau einer Fremdsprache an.

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Nummer Das Feld Nummer akzeptiert nur ganze Zahlen (also keine Dezimalzahlen wie etwa
1,5). Diese bieten sich für alles abzählbare an, wie etwa die Anzahl der Kinder Ihrer
Mitarbeiter.

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Text In ein Textfeld können Sie alle erdenklichen Informationen eintragen, also
Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen. Dieses Feld wird in den meisten Fällen
Ihre erste Wahl sein, wie etwa für Telefonnummern, Usernamen oder IDs.

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Textfeld Falls Sie Platz für mehr Information schaffen möchten, fügen Sie ein Textfeld hinzu.
Hier können Sie bis zu 1000 Zeichen eintragen, was sich für beispielsweise Notizen
anbietet.

Fügen Sie eigene Felder in die Excelvorlage ein

Falls Sie eigene Felder zu der Mitarbeiterakte hinzugefügt haben, achten Sie bitte darauf, dass diese auch in Ihrer Excelvorlage enthalten sind. Jedes Feld benötigt dazu eine eigene Spalte.

Vorlage hochladen

Sobald Sie mit der Liste fertig sind, können Sie diese hochladen. Dazu loggen Sie sich bitte ein und überprüfen zunächst, dass die App "Smart Docs" aktiviert ist. Dies können Sie ganz einfach machen, indem Sie nach dem entsprechenden Symbol in Ihrer Navigation Ausschau halten:

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Klicken Sie auf Smart Docs und laden Sie die ausgefüllte Liste unter "Meine Dokumente" hoch. Geben Sie uns danach Bescheid und wir erledigen den Rest! Wir überprüfen die Daten auf ein korrektes Format und kümmern uns dann auch gleich um den Import.