Import von Abwesenheitsdaten

So bereiten Sie die Daten für den Import vor

Ganz gleich, ob Sie allen Mitarbeitern gleichzeitig Richtlinien zuweisen oder ihre Abwesenheiten hinzufügen möchten: OrgOS bietet die Möglichkeit, diese Daten mit Hilfe einer Excel-Vorlage zu importieren.

Excel-Vorlage herunterladen

Sie finden die Vorlage in Ihrem OrgOS Account > Smart docs > Meine Dokumente. Bitte laden Sie sich diese herunter und sehen sich alle Spalten an. Die zwingend benötigten Spalten haben wir rot markiert, diese müssen mindestens ausgefüllt werden.

Ausfüllen der Vorlage

Import der Abwesenheitsdaten

 

Blatt "Abwesenheit - Richtlinien"

In diesem Reiter weisen Sie Ihren Mitarbeitern die Urlaubsrichtlinien zu und legen auch deren  Anfangsguthaben fest. Wenn Sie weitere Informationen über das Einrichten der Abwesenheiten benötigen, lesen Sie diesen Artikel: Abwesenheiten.

E-Mail geschäftlich

Fügen Sie hier die geschäftliche E-Mail Ihrer Mitarbeiter ein.

Name der Abwesenheitsart

Nutzen Sie den exakt gleichen Namen, den Sie auch beim Anlegen der Abwesenheitsart unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen benutzt haben.

Name der Richtlinie

Fügen Sie die Richtlinie hinzu, die Sie einem Mitarbeiter zuweisen möchten. Der Name sollte dabei der gleiche sein, wie beim Erstellen der Richtlinie unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen > Abwesenheitsart > Richtlinien.

Initialer Kontostand

Tragen Sie die Anzahl der Tage ein, die der Mitarbeiter als Startwert erhalten soll. Hier können Sie auch den Übertrag addieren, wenn Sie die Richtlinien zu Jahresbeginn zuordnen.

Zum Beispiel erhält ein Mitarbeiter mit einer Richtlinie für 24 Tage pro Jahr und einem Übertrag von 5 Tagen, den initialen Kontostand 29.

Bei Richtlinien ohne Limit, geben Sie bitte 99999 ein.

Datum der Zuweisung

Wählen Sie das Datum, an dem erstmalig Abwesenheitstage vergeben werden sollen, beispielsweise zu Beginn diesen Jahres.

Falls Mitarbeiter im Laufe diesen Jahres gestartet sind, sollte das Datum der Zuweisung dem Startdatum entsprechen.

 

time off import DE

Blatt "Abwesenheit - Anfragen"

Mit Hilfe dieses Tabellenblatts importieren Sie historische Abwesenheiten. Nach dem Import sehen Sie diese in der Mitarbeiter Historie und im Kalender.

E-Mail geschäftlich

Fügen Sie hier die geschäftliche E-Mail Ihrer Mitarbeiter ein.

Aktion

Es gibt zwei verschiedene Arten von Aktionen:

Wählen Sie Submit Time off, wenn Sie eine Abwesenheitsperiode importieren möchten.

Wählen Sie New balance, wenn Sie einem Mitarbeiter einen neuen Kontostand zuweisen möchten.

Name der Abwesenheitsart

Nutzen Sie den exakt gleichen Namen, den Sie auch beim Anlegen der Abwesenheitsart unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen benutzt haben.

Name der Richtlinie

Fügen Sie die Richtlinie hinzu, die Sie einem Mitarbeiter zuweisen möchten. Der Name sollte dabei der gleiche sein, wie beim Erstellen der Richtlinie unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen > Abwesenheitsart > Richtlinien.

Vom

Tragen Sie hier das Startdatum der Abwesenheit ein. Das Format sollte folgendermaßen sein: (YYYY-MM-DD).

Teil des Tages (Vom)

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Whole day oder From afternoon. Je nach Abwesenheit wählen Sie bitte folgende Variante:

Wenn Sie den ganzen Tag abwesend sind, wählen Sie Whole day.

Wenn Sie nur morgens weg sind, wählen Whole day.

Wenn Sie erst nachmittags mit der Abwesenheit beginnen, wählen Sie From afternoon.

Bis

Tragen Sie hier das Ende der Abwesenheit ein. Das Format sollte folgendermaßen sein:

(YYYY-MM-DD).

Teil des Tages (Bis)

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Whole day oder Until morning. Je nach Abwesenheit wählen Sie bitte folgende Variante:

Wenn Sie den ganzen Tag abwesend sind, wählen Sie Whole day.

Wenn Sie nur morgens weg sind, wählen Until morning.

Wenn Sie erst nachmittags mit der Abwesenheit beginnen, wählen Sie Whole day.

Anzahl Arbeitstage

Fügen Sie die Anzahl der jeweils benötigten Arbeitstage hinzu. Bitte bedenken Sie, dass Wochenenden, Feiertage und freie Tage von Teilzeitmitarbeitern hier abgezogen werden müssen.

Kommentar

Optional können Sie auch Kommentare hinzufügen.

Datum - new balance

Wählen Sie das Datum, an welchem der neue Kontostand gesetzt werden soll.

Neuer Kontostand

Tragen Sie hier den Wert des neuen Kontostands ein.

Time off import 2 DE

Vorlage hochladen

Sobald die Liste fertig ausgefüllt ist, laden Sie diese hoch. Gehen Sie dafür in OrgOS zu Smart docs > Meine Dokumente. Lassen Sie es uns wissen und wir erledigen den Rest! Wir prüfen die Daten auf korrektes Format und importieren anschließend die Daten für Sie.